摘自《焦点视界》杂志11-12月合刊，总第3期 编者按：常常有外贸业务员在写英文邮件的时候，会觉得脑子里面一片空白，或者写出来的语句怎么看怎么别扭。即使是商务英语专业毕业的朋友，也会对英文写作觉得难以下笔。其实，很多时候，书面的信函，只要了解基本的段落分层，参考一些常用的句式，并结合商业信函的特点，我们都可以写出漂亮的英文信！ 在外贸过程中，我们跟买家的邮件沟通，主要集中在Marketing Letter（推广信）、Enquiry（询盘回复）、Offer（报价）以及Counter-offer（还价）环节。我们将分成三部分逐一给大家介绍。 开发新客户的时候，一封文笔漂亮、重点突出、语法标准的英文开发信，能很好地传递给买家公司的专业与严谨。如何写有效的推广信呢？ 我们来看一个例子： K & U Metals No. 23, Baizhangdong Rd., Ningbo, Zhejiang, China Website: www.kumetals.net Tel/Fax: 86-574-87571555/ 86-574-87560554 Email: info@kumetals.net Mobile Phone: 86-13867858970 To: Atlas Metals Dear Sir/Madam, I have found your company details and your buying request for castings from the offers posted on Made-in-China.com, and am contacting you in this instance because I feel our company product portfolio is something that may be of interest to you. 小提示： 1） Dear是比较礼貌的用词。Hi则更适用于朋友之间的联系所用。 2） 尽量称呼对方的姓名。如果不清楚对方的性别，使用Dear Sir/Madam来称呼对方。 3） 第一段的第一句话一般是言简意赅的介绍“来意“”（在哪里看到的信息，这个是我们平时容易忽视的，却是买家关注的。因为对方需要通过这个信息确认我们是否正确地了解到他的需求。） Some of the products we are presently manufacturing are similar or use similar materials/process and therefore it would be a fairly straightforward exercise to transfer production to our company. So far as we know, similar products in European market are made in the U. K. with very small amount of production. Our products are qualified with the same European Standard and are of the similar quality as those in your market, but with much lower cost. We believe that our products will make it more profitable. 小提示： 尽量如实地向买家介绍自己的产品。如果有可能，尽可能地了解买家对产品的需求，有的放矢地介绍。如澳大利亚做马桶生意的买家，其网站上明确提出“”Only those with A/S standards will be answered.“”那么Watermark认证的马桶，就应该在邮件中明确提出“”The toilets we produce pass the Watermark standard. So we think we must be the right supplier you are looking for“”。 其次，表明自己对对方市场的了解，告知对方自己的产品符合对方市场的标准，将有利于对方在本土市场获得更大的利润。 If you have the time, please browse our website (www.kumetals.net) to get a better understanding of our capabilities and our standards certifications and compliances and I hope we will have the opportunity to tender some of your products prices soon! 小提示： 提供自己的网站链接（公司网址、电子商务网址），确保您的链接是有效的、可访问的。让买家可以详细了解我们的产品和公司情况。 Thank you for reading this. I have tried to make this letter as brief as possible in order not to waste your valuable time and look forward to hearing from you. Kind regards Gus Lutum Sales Manager, Foreign Trade Dept. 以上只是一个sample letter。我们需要根据自己产品的特点有针对性的推销自己的产品。在这里，我们主要讨论好的推广信的共性。 风格上，好的推广信是B、S、H、P： l Brief(言简意赅)：不需要花过多的篇幅介绍自己的公司和自己的产品。要知道，来自陌生人的邮件，买家不会花太多时间去阅读。我们需要让买家快速了解到我们是做什么产品的以及我们的重点优势，否则，我们精心准备好的邮件就很有可能直接进入到“已删除邮件“”甚至被拉入“垃圾文件“”。所以一封有效的开发信应该主题上和内容上都做到简洁明了，并简明扼要地介绍自己的产品特点。 l Straightforward（直截了当）：邮件第一段直接说明“来意“”。介绍产品的时候，也要直截了当。一句话概括：“我看到你了，我适合你，我可以帮到你，你意下如何“”，等等。 l Honest（实事求是）：过分鼓吹自己公司、产品的专业性会让买家产生怀疑。我们需要做的是尽量如实地向买家介绍自己的产品，由买家来做判断。尤其是一些技术性比较强的行业，很多时候买家就是行业内的专家，他们能从材质等细节处判断出产品的品质。所以，product talks（产品自身证明其价值）。“”Some of the products we are presently manufacturing are similar or use similar materials/process and therefore it would be a fairly straightforward exercise to transfer production to our company.“”远比“”We are specialized in manufacturing…“”更容易获得买家的信赖。 l Polite（有理有节）：Business is business。商务场合下必要的礼节会为您赢得分数。“”Your prompt reply is highly appreciated“”听上去是不是比“”Please reply to me as soon as possible“”更贴心？另外，在书面信件中，尽量不要使用pls，assp等非正式的缩写。 四要素助您写作有效的推广信： 投其所好。动笔之前，设身处地地为对方着想。每句话都考虑迎合对方的需求（需要什么样的产品、服务）、愿望（是要开拓新市场还是维护老客户）、好恶（投其所好，避其所恶）和梦想。 言简意赅。不要过分追求华丽的句型。简单来说，推广信所用的语言，应该跟就餐时的谈话一样通俗易懂。 好处、利润、利益。重点放在我们的产品能为对方带来什么好处，而不是夸夸其谈自己的产品和服务有多么优秀。举两个简单的例子：购买音响的人，不会关注这部音响有多少根线（产品），他关心的是音响的效果如何（好处）；同样，买椅子的人不会关心这张椅子是一位中国的工人花了3年的时间才做成的（产品），他需要了解的是这张椅子坐上去是否舒适（好处）。所以在我们的信函中，要着重告诉客户我们的产品能给他带来什么好处，带来什么利润。 “拉关系“”。在信件中，注意多使用“”You“”。这样的称呼会让您在写信中不自觉地将邮件当成与对方的对话，营造身临其境的感觉，对方读上去也更容易产生共鸣。 信函中（信、宣传册或邮件）的文字，都需要遵循简单的规则：首先，我们的信件一定要能引起对方的注意，尤其是信件的标题，一个好的标题能第一时间吸引对方的注意；其次是要引起对方的兴趣。对方有了兴趣，才会对我们的产品或服务产生真正的需求。但是，如果对方不采取任何行动，前面两点做的再好也没有意义。所以最后一点，在信函中，明确告知对方要与我们建立联系，需要采取什么行动（回信，索要产品图册或是索要样品等），激发对方的回应（获得买家回复），为下一步的议价提供可能。 推广信写好了，最后不要忘了检查邮件的拼写错误。建议用word检查，因为邮件一般没有拼写检查功能。检查完毕，我们就可以把漂亮的邮件发送给买家了！ 常用句式参考： 听说：I learnt…; I heard… 请：Please; Kindly; be good enough; Be kind enough; Have the kindness. 参见附件：Attached please find …; Enclosed is … 感激：Be grateful; Be appreciated 请回复：Your prompt reply is appreciated; Looking forward to hearing from you.