商务电话中应注意的问题

在中国，虽然电话已经十分普及了，但由于缺乏用电话的常识和训练，不能形成有效交流的案例比比皆是。由于双方看不到彼此的身体语言，对于使用英语的外国人来说，进行电话交流有一定的难度。所以要最大程度地使用或理解一些暗示语，即通过声音线索去抓住对方的支持、赞同或反对的态度、感情很重要。　　一般的电话礼仪还有如下一些注意事项：

1.商务或公务电话都不宜太长；   

2.要有喜悦的心情
打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着
“ 对方看着我 ” 的心态去应对。　　

3.电话交谈时声音不要太大。一是不必要，二是会遭人白眼；　

4.如果接到一个别人的电话，一般要主动提出可以帮助传递口信儿。大多数人会写下一张留言条；　　

5.接听电话时，需知道对方是谁，并询问对方单位名称及所属部门，详细弄清一切，给被指名来接听电话的人以便利；　　

6.接到陌生人的电话，在不了解对方的动机、目的是什么时，接话人不可直来直去地告诉对方，同时也应为别人保密；当对方要找的人不在时，请不要随便传话，或说出不在者行踪；　　

7.在电话中传达事情时，应重复重点，对于数字、日期、时间等，应再次确定以免出错，并报上自己的姓名，以表明负责；

8.端正的姿态与清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “ 听 ”
得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是
懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。

9.迅速准确的接听
现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，
接听电话，以长途电话为优先， 最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3
秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“ 喂 ” 了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象 

10.认真清楚的记录
   随时牢记 5WIH 技巧，所谓 5W1H 是指 ① When 何时 ② Who 何人 ③ Where 何地 ④ What 何事 ⑤ Why 为什么   ⑥ HOW 如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH 技巧。11.挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“谢谢” “
再见 ” 挂断电话前的礼貌也不可忽视，确定对方已挂断电话，才能放下听筒，并且不管多忙都要体贴地、亲切地对待听筒及来电方，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。