外贸社区
一点一滴外贸经验分享之时间管理二
外贸工作的时间管理二
今天开始谈谈如何进行工作中的时间管理，简单的来说，主要分为4个步骤：收集，处理，行动，回顾。
收集：收集这个过程是时间管理里面非常重要的一个过程，也是我认为在外贸工作里的重中之重，之所以很多人觉得没有事情做或者是主动去做一些事情，关键在于收集这个步骤没有做好。回顾一下前面让大家做的列出每天8小时每小时里面做的事情，也是为收集做一个准备，收集可以让你每天的工作更有计划性。很多业务员一大早来上班打开电脑，马上浏览网站，看邮箱，回邮件，做单证，可以说大家都没有进入收集状态，这样做第一是没有目的性，不分重点，有时候经常容易将一些重要的事情忘记做。第二，不收集，人一般都是容易先从容易的事情开始做，非常重要的，复杂的工作都拖到最后，造成你忙忙碌碌一天，实质上没有完成非常重要，需要花时间的事情。第三收集还能使你保持一个非常良好的工作状态，不受外界工作的干扰。
处理：将收集内容进行处理，分析说明处理的步骤：第一：你要充分的列出你每天的计划。比如：1.做埃及信用证单证（重要紧急） 2.邮寄样品（重要不紧急） 3.B2B网站维护（重要不紧急）4.开发客户 5.学习外贸基础知识 6.邮寄发票给客户...开始你需要将你一天计划的工作列出来，然后标出重要性紧急性的程度，对你一天的工作有一个大致的把握，知道你一天干什么，尽量的完成你列出来的计划，如没完成，一定要总结原因。在处理的过程中，第一要列出重要紧急程度的事，如果是一个比较困难，不可能一下子完成的是，如学习外贸基础知识，你则应该做一个小小的计划，计划每天学一点点，计划20天完成这样的细节。有些事情，如果你不是新人，可以委派给别人处理，如邮寄发票，样品等等。新人则需要一项项自己根据收集中的事情的重要性来完成。
行动：根据处理的结果，找出一天中你认为最重要的事情开始做。当你做一件事情的时候，最怕的是就被电话，其他杂事所打扰。例如：你正在认真的做一份非常重要的信用证单据。突然财务来把发票给你，让你邮寄给客户。你需要立即去做吗，不，先记录在一张纸上，继续集中精力做信用证。突然，你收到一封你客户发过来的新邮件，让你报价，你需要立即去做吗？不要，记录在刚才那张纸上，继续做信用证。突然，货代打电话给你，告诉你出了一点问题，需要你提供一些资料。你仍然记录在纸上继续。等等等等，2个小时过去了，信用证做完了。你那张纸上应该记录了一串这几个小时内发生的需要你处理的一些情况。在根据缓急程度一项项做好。这个中间有一个法则需要记住，就是如果在你接到这些临时任务的时候，2分钟内可以处理的事情，你可以立即去做。因为有科学研究，2分钟不会将你的思路打乱。大于2分钟的，列入收集菜单。
我观察很多效率不高，包括我自己原来的做事都是这样做的。
1.我在做精力集中的做信用证，突然被打扰了之后处理另外一个事情，处理完了无法一下子集中精力去处理，造成了这件事的拖延。
2.被临时突然啊时间干扰了手头上的事还影响了自己的情绪，增加了压力，如果货代打电话说货出了问题，你肯定不能在安心的做事。然后你扛着压力做事，当然中间出错几个不符点就很正常了。
3.对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。
回顾：也就是回顾每天，每周，每月的计划。我在福步上看到一个帖子，是问下班前半小时你在干嘛的，下面跟贴的很多是，看福步，准备下班，听歌，做单证，跟同事聊天等等等等，很少很少有人回顾自己一天工作计划，让自己陷入了一个怪圈，认为每天自己忙忙碌碌的，却一直没有出单，其实是浪费了太多的时间。没有要事第一，所以大家一定要以要事第一的原则，每天督促自己完成每天早上收集菜单上面的任务。白纸黑字，你很难在为忘记维护B2B，不开发客户，而给自己做不成单子找一个漂亮的借口。可以建议大家找一些颜色的水笔，将重要的重点表明。
所以希望大家每天，每周，每月都应该有一个计划。每天按照每月，每周的计划列出一天需要完成的事情，需要跟进的客户。收集工具很多，传统的如纸，笔记本。手机的备忘功能：我经常在骑车，走路，坐公交的过程中想起明天或者下一步需要做的一个事情，我就会立马用手机记下来，到办公室写在收集的项目之中，所以如果你在任何过程中有好的想法，请你立即拿出工具记下来。软件：google日历，remember the milk,doim it,google便纸条，microsoft outlook.等等等等，你根据自己的最合适的挑选，不要什么都用，只要能让你第一时间能收集就可以了。收集完了简单的处理一下，我们外贸工作没有那么复杂程序，这个过程很简单。当然，对于复杂的工作，复杂的项目，你还需要分解大项目，大计划的手段。以后有空在说。行动的过程中追求一种“心如止水”的感觉，不要被外界干扰，不要被压力困扰，要是第一，积极处理手头上的要事，琐事能指派就指派，不能指派花一小部分精力处理一下。不断的回顾自己的收集的菜单，看看完成情况，目的只有一个，那就是做成单。希望大家都能将时间用到刀刃上，有条不紊的安排好每天，每周，每月的工作。
提前祝大家五一劳动节快乐！
今天开始谈谈如何进行工作中的时间管理，简单的来说，主要分为4个步骤：收集，处理，行动，回顾。
收集：收集这个过程是时间管理里面非常重要的一个过程，也是我认为在外贸工作里的重中之重，之所以很多人觉得没有事情做或者是主动去做一些事情，关键在于收集这个步骤没有做好。回顾一下前面让大家做的列出每天8小时每小时里面做的事情，也是为收集做一个准备，收集可以让你每天的工作更有计划性。很多业务员一大早来上班打开电脑，马上浏览网站，看邮箱，回邮件，做单证，可以说大家都没有进入收集状态，这样做第一是没有目的性，不分重点，有时候经常容易将一些重要的事情忘记做。第二，不收集，人一般都是容易先从容易的事情开始做，非常重要的，复杂的工作都拖到最后，造成你忙忙碌碌一天，实质上没有完成非常重要，需要花时间的事情。第三收集还能使你保持一个非常良好的工作状态，不受外界工作的干扰。
处理：将收集内容进行处理，分析说明处理的步骤：第一：你要充分的列出你每天的计划。比如：1.做埃及信用证单证（重要紧急） 2.邮寄样品（重要不紧急） 3.B2B网站维护（重要不紧急）4.开发客户 5.学习外贸基础知识 6.邮寄发票给客户...开始你需要将你一天计划的工作列出来，然后标出重要性紧急性的程度，对你一天的工作有一个大致的把握，知道你一天干什么，尽量的完成你列出来的计划，如没完成，一定要总结原因。在处理的过程中，第一要列出重要紧急程度的事，如果是一个比较困难，不可能一下子完成的是，如学习外贸基础知识，你则应该做一个小小的计划，计划每天学一点点，计划20天完成这样的细节。有些事情，如果你不是新人，可以委派给别人处理，如邮寄发票，样品等等。新人则需要一项项自己根据收集中的事情的重要性来完成。
行动：根据处理的结果，找出一天中你认为最重要的事情开始做。当你做一件事情的时候，最怕的是就被电话，其他杂事所打扰。例如：你正在认真的做一份非常重要的信用证单据。突然财务来把发票给你，让你邮寄给客户。你需要立即去做吗，不，先记录在一张纸上，继续集中精力做信用证。突然，你收到一封你客户发过来的新邮件，让你报价，你需要立即去做吗？不要，记录在刚才那张纸上，继续做信用证。突然，货代打电话给你，告诉你出了一点问题，需要你提供一些资料。你仍然记录在纸上继续。等等等等，2个小时过去了，信用证做完了。你那张纸上应该记录了一串这几个小时内发生的需要你处理的一些情况。在根据缓急程度一项项做好。这个中间有一个法则需要记住，就是如果在你接到这些临时任务的时候，2分钟内可以处理的事情，你可以立即去做。因为有科学研究，2分钟不会将你的思路打乱。大于2分钟的，列入收集菜单。
我观察很多效率不高，包括我自己原来的做事都是这样做的。
1.我在做精力集中的做信用证，突然被打扰了之后处理另外一个事情，处理完了无法一下子集中精力去处理，造成了这件事的拖延。
2.被临时突然啊时间干扰了手头上的事还影响了自己的情绪，增加了压力，如果货代打电话说货出了问题，你肯定不能在安心的做事。然后你扛着压力做事，当然中间出错几个不符点就很正常了。
3.对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。
回顾：也就是回顾每天，每周，每月的计划。我在福步上看到一个帖子，是问下班前半小时你在干嘛的，下面跟贴的很多是，看福步，准备下班，听歌，做单证，跟同事聊天等等等等，很少很少有人回顾自己一天工作计划，让自己陷入了一个怪圈，认为每天自己忙忙碌碌的，却一直没有出单，其实是浪费了太多的时间。没有要事第一，所以大家一定要以要事第一的原则，每天督促自己完成每天早上收集菜单上面的任务。白纸黑字，你很难在为忘记维护B2B，不开发客户，而给自己做不成单子找一个漂亮的借口。可以建议大家找一些颜色的水笔，将重要的重点表明。
所以希望大家每天，每周，每月都应该有一个计划。每天按照每月，每周的计划列出一天需要完成的事情，需要跟进的客户。收集工具很多，传统的如纸，笔记本。手机的备忘功能：我经常在骑车，走路，坐公交的过程中想起明天或者下一步需要做的一个事情，我就会立马用手机记下来，到办公室写在收集的项目之中，所以如果你在任何过程中有好的想法，请你立即拿出工具记下来。软件：google日历，remember the milk,doim it,google便纸条，microsoft outlook.等等等等，你根据自己的最合适的挑选，不要什么都用，只要能让你第一时间能收集就可以了。收集完了简单的处理一下，我们外贸工作没有那么复杂程序，这个过程很简单。当然，对于复杂的工作，复杂的项目，你还需要分解大项目，大计划的手段。以后有空在说。行动的过程中追求一种“心如止水”的感觉，不要被外界干扰，不要被压力困扰，要是第一，积极处理手头上的要事，琐事能指派就指派，不能指派花一小部分精力处理一下。不断的回顾自己的收集的菜单，看看完成情况，目的只有一个，那就是做成单。希望大家都能将时间用到刀刃上，有条不紊的安排好每天，每周，每月的工作。
提前祝大家五一劳动节快乐！
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