[size=18:b2c835a957]订单的促成，其关键的工具就是电子邮件的往来。在外贸管理 中，越来越多的外贸 公司开始注重邮件的规范化书写。一封规范的电子邮件，足够体现公司的规范化经营，从而留给客户良好的印象，有助于订单的达成。 在信息化的国际贸易 中，有些外贸公司会借助外贸管理软件 对电子邮件实行统一规格化书写；有些未实施外贸管理软件 的公司，则一般都由业务员随性书写。因此一定程度上，邮件会显得五花八门，甚至有些地方出现明显的差错。 那么，如何书写一封规范的电子邮件呢？以下十二点建议，帮助你轻松书写规范的邮件。 　　一、使用统一的信纸：信纸上最好有公司的商标、主要产品的图片、类别等等。这样的信纸制作一个很便捷；网络下载的信纸则不太适合商务使用。 二、格式正确、统一：邮件主题要合理，拼写无误；所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。 (1)、邮件主题最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行业是PLASTIC，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A。 这样书写的好处是，可以方便客户以及你自己以后查找信息。特别是对于来往邮件很多的客户，通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么，节省很多时间，提高工作效率。 　　(2)、邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。 　　(3)、第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某，职位写SALES MANAGER等，不管你是不是经理，写上没关系，你职位高客户会觉得把他当回事，有好处。 　　(4)、落款有公司标识以及详细联系资料。 三、版面整洁：在OE里面将撰写邮件的字体，字号(10-12号比较好)都统一设置，颜色统一设置；要避免全篇都是大写字母，这会增加阅读的难度，让人反感。除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写，加粗，特殊颜色等突出显示。 　　四、拼写无误：在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误 　　五、表述准确：能够准确表达我方的观点，不要使客户产生任何的歧义，尽量避免有歧义的单词或者短语，尽量避免使用俚语等。 　　六、详细：尽量提供给客户非常详细的资料，详细回答他的问题，并将他没有问到的问题提出来。 有时候你提出的问题会让客户觉得你很细心，很专业。当然，详细并不是说一股脑的将所有东西都托盘而出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。 　　七、有条理：能够让客户清楚地明白邮件内容，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人头晕。很多时候，用1，2，3，4等标出你要说的事情会非常有用，客户很清楚就知道你要说或者问什么。 　　八、方式多样：比如配合作图说明，照片说明等，往往很多事情用语言很难说清楚，但是如果给一张图纸，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你说你如何玉树临风，说再多什么用，来张PP不就明白了? 九、及时：做到当天邮件当天答复。在收到邮件后应该马上整理出自己不能解决的技术问题，及时提供给技术部门或者供应商，要求他们在什么时候给予详细答复。如果不能当天答复，给客户一个说明，为什么答复不了，并承诺一个明确的时间。 　　十、适时跟踪：一般客户都是同时询问很多的供应商，所以要适时提醒他你把他放在心里，并让他知道你在等待。比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发，可以发送给很多客户，或许机会就在那里。 　　十一、学会维护和客户的关系，这个是最难的一点，同时也是最重要的，需要自己体会。坦诚对人，不要欺骗，这是最基本的。适当的恭维也很有用。 　　十二、合理保存邮件： 　　邮件使用上，我们用OE的比较多；邮件多了，寻找就不方便；有时电脑重装一下，什么都没有了。所以，学会管理邮件。 　　（1）、在OE里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，遇到重装电脑的时候很容易丢，所以可以更改到非系统盘，点击工具-选项-维护-存储文件夹，将文件夹更改到非系统盘。 　　（2）、 在OE里面，按照客户姓名或者地区等建立新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。 　　（3）、重要客户的重要邮件，应该及时保存到安全的地方，单封邮件用另存为即可；如果多封邮件，可以全部选中，按照附件转发，存储新的邮件即可，你要保存的信息都在附件里面。 　　（4）、对于一些格式化或者可以适用于不同客户的信息，可以单独保存。比如公司的介绍；比如你给一个客户的SOLUTION，或许以后还有其它客户询问相同或者相关的东西，如果你保存好了，可以马上COPY过来，不用冥思苦想到底我当时是发给了哪个客户了呢，要花费很多的时间去查找或者重新做。 　　（5）、定期将客户邮件内容整理出来，用一个EXCEL表格统计发给一个客户的信息：哪天发了什么东西，报了什么价格，一目了然。重要客户的信息可以打印保存，最安全. [/size:b2c835a957]